Забыл взять деньги с клиента

Что делать

Объект сдали, а через несколько дней понимаете, что часть денег с заказчика так и не взяли. И быстро не проверить: по сделке нигде не видно, сколько уже получено и сколько ещё висит.

Откройте в разделе «Финансы компании» сводку по нужной сделке. Там сразу видно сумму оплат, неоплаченные начисления и бюджет проекта. Если оплат меньше начислений, система подсветит предупреждение — «Неоплаченные начисления» с суммой долга.

Так вы до отъезда бригады видите, что по деньгам закрыто не всё, и не оставляете недополученное на потом.

Почему так выходит

После сдачи объекта голова занята следующим заказом, а расчёты по закрытой сделке остаются в памяти или в разрозненных записях. Когда часть денег берут авансом, часть — после монтажа, а остаток — через несколько дней, легко потерять нить: что уже получено, что только начислено и сколько ещё висит. Если в системе не смотреть сводку по конкретной сделке, сумма долга заказчика нигде не бросается в глаза, и про неё вспоминают только когда деньги понадобились.

Вторая причина — начисления и оплаты живут в разных местах. Начисления формируются в центре начислений, оплаты попадают в кассы и ленту ДДС, а бюджет проекта может быть задан отдельно. Без единой сводки приходится сопоставлять несколько экранов, и на это не всегда есть время перед отъездом бригады.

Как это делается в программе

Сводка по сделке собирает три цифры: сумму оплат, неоплаченные начисления и бюджет проекта. Если оплат меньше начислений, система показывает предупреждение с суммой долга — это и есть сигнал, что с заказчика взяли не всё.

1. Откройте раздел «Финансы компании».
2. Найдите нужную сделку в списке или через «Поиск».
3. Откройте сводку по этой сделке.
4. Посмотрите строку «Неоплаченные начисления» — там видна сумма, которую ещё не закрыли оплатами.
5. Сравните с суммой оплат: если оплат меньше начислений, долг заказчика подсвечен.
6. При необходимости уточните бюджет проекта, чтобы видеть отклонения от плана.

Что проверить, чтобы не повторилось

• Перед отъездом бригады с объекта открывайте сводку по сделке и проверяйте, что неоплаченных начислений не осталось.
• Если видите предупреждение о неоплаченных начислениях, сразу связывайтесь с заказчиком и договаривайтесь о доплате.
• Следите, чтобы бюджет проекта был задан: без него система не сможет предупредить о превышении расходов.
• После получения денег проверяйте, что оплата проведена и попала в сводку, а не осталась только в кассе.
• Если сделка закрыта, но деньги пришли позже, переоткройте договор и внесите оплату, чтобы сводка отражала реальное положение.